Im Geschäftsbetrieb von Unternehmen werden häufig Besprechungen erforderlich. Die Anlässe können sehr unterschiedlich sein und zum Beispiel Kundenkontakte, Abteilungsleitersitzungen, Entwicklungsprojekte, Heimarbeit am PC, technische Abstimmungen oder Besprechungen der Geschäftsleitung umfassen. In vielen Fällen sind die Besprechungsteilnehmer weit voneinander entfernt und müssen zur Teilnahme an einer Konferenz anreisen. Diese Anreisen können am gleichen Tag inklusive Rückreise erfolgen, wenn die Entfernungen überbrückbar sind. Deutlich mehr Zeitaufwand erfordern Hotelunterbringungen der Teilnehmer, wenn Entfernungen und Gesprächsanlässe dies erfordern. Viele Unternehmen haben enorme Kosten und lange Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter zu tragen und nutzen daher für Besprechungen gerne moderne Techniken. Sie weichen auf die Möglichkeit der Videokonferenz aus, um eine Kostenoptimierung zu erzielen.

Benötigte Hard- und Software

Für die meisten Anwendungsfälle ist die erforderliche Infrastruktur an Computern bereits vorhanden. Sie muss mit Kameras eventuell ergänzt werden. Standardanwendungen im Stile eines Telefongespräches mit Bildübertragung sind mit kostenlosen Softwaretools schaltbar. Etwas aufwändiger sind Konferenzen mit mehreren Teilnehmern. Sie werden durch den Einsatz von spezieller Software erleichtert, der den Teilnehmern die Sprach- und Bildübertragung gewährleistet. Dabei kann die Videokonferenz von einem Masterplatz aus einer Regie unterzogen werden und den Teilnehmern verschiedene Möglichkeiten der Wortmeldung bis hin zu einem ungeregelten Gesprächskreis mit Diskussionscharakter ermöglichen. Voraussetzung ist eine Vernetzung der Konferenzteilnehmer mit einer ausreichenden Geschwindigkeit der Datenübertragung, Installation der entsprechenden Software bei allen Teilnehmern und Kenntnis in deren Bedienung um sich zur Konferenz anzumelden.

Zusammensetzung der Konferenzteilnehmer variabel

Der Vorteil von Konferenzen über Video ist die schnelle Erreichbarkeit von Spezialisten für spezifische Problemstellungen. Die Teilnehmer einer Konferenz müssen nicht auf die Beantwortung von speziellen Fragen bis zum nächsten Meeting warten sondern können sie kurzfristig in die laufende Konferenz einfließen lassen. Der Spezialist vergeudet keine wertvolle Zeit durch Anreise zu einer Konferenz, bei der er nur für einen kleinen Teil etwas beizutragen hat. So kann über die Videoschaltung die Zeit von Mitarbeitern in den Unternehmen sinnvoll genutzt werden und wird nicht für Reisezeiten oder Wartezeiten in der Tagesordnung von Konferenzen vergeudet. Die Software für Videokonferenzen sichert die Vertraulichkeit der übertragenen Daten durch eine geeignete Verschlüsselung zu. Unbefugte können an der Konferenz nicht teilnehmen. Der Kreis der Zuhörer oder Teilnehmer wird an den Endterminals durch die dortigen Nutzer bestimmt. Spezielle Räume für die Abhaltungen von Videokonferenzen sind in großen Firmen üblich.

Möglichkeiten der Kostenreduktion

Die Einsparung von Reisekosten ist nur ein einzelner Aspekt, der für die Veranstaltung von Videokonferenzen spricht. Die Unternehmen sparen auch Hotelkosten und Mieten für Veranstaltungsräume und die Betreuung während der Veranstaltungen. Die Variabilität der Teilnehmer ermöglicht einen effizienten Mitarbeitereinsatz in den Unternehmen, wenn die Tagesordnungspunkte die entsprechenden Mitarbeiter nicht berühren. Sinnlose und unproduktive Wartezeiten entfallen zum großen Teil und die Buchführung muss sich nicht mit Spesenabrechnungen beschäftigen. Die Mitarbeiter werden nicht durch Dienstreisen belastet und können in der Nähe ihres gewohnten Umfeldes und ihrer Familie bleiben. Das steigert die Zufriedenheit der meisten Mitarbeiter und fördert ihre Motivation. Videokonferenzen können sehr kurzfristig organisiert werden und führen so zu reibungslosen Betriebsabläufen.